Zásady ochrany osobních údajů

1. Údaje o poskytovateli

Tyto zásady vysvětlují, jak TeachersFlow nakládá s osobními údaji při používání webů teachersflow.com a app.teachersflow.com (společně „služba“).

• Poskytovatel: Jan Maxa
• IČO: 24495689
• Adresa: Renoirova 652/16, 152 00 Praha 5, Česká republika
• E-mail: info@teachersflow.com

U údajů o účtech, fakturaci, analytice webu a vlastním provozu služby vystupujeme jako správce. U údajů žáků a školního obsahu zadaných učiteli nebo organizacemi zpravidla vystupujeme jako zpracovatel jménem učitele, školy či organizace.

2. Jaké údaje zpracováváme

Podle způsobu používání TeachersFlow můžeme zpracovávat:

• Údaje o účtu: jméno, e-mail, hash hesla, stav ověření, typ účtu, název organizace, e-maily přiřazených učitelů, identifikátor přihlášení přes Google, profilový obrázek a údaje o relaci.
• Fakturační údaje a údaje o plánu: typ plánu, počítadla využití, stav předplatného, identifikátory zákazníka a předplatného ve Stripe, faktury, limity organizace, místa pro učitele, kapacity pro žáky a čerpání společného limitu AI požadavků.
• Údaje o výuce a žácích: třídy, předměty, jména žáků, známky, podklady pro hodnocení, výsledky aktivit, poznámky, očekávané výsledky učení včetně cílů učitele a kurikula a záznamy o pokroku, které se rozhodnete zadat.
• Obsah a soubory: zadání pro AI, zprávy v chatu, plány hodin, podklady pro hodnocení, výukové materiály, obsah dokumentů, nahrané soubory DOCX, PDF, odevzdání aktivit, fotografie testů a otázek, zprávy podpoře a zpětnou vazbu i vytvořené výstupy.
• Údaje z Google Docs: tokeny OAuth, identifikátory dokumentů, názvy, adresy URL, získaný text, počty slov a související metadata při připojení Google Docs.
• Údaje portálu žáka: přístupové tokeny, datum vypršení, jména žáků, údaje o třídě, sdílené materiály a e-mailovou adresu, kterou zadáte při odesílání odkazu do portálu.
• Údaje Flowee: rozhovory, činnosti nástrojů, uložené poznámky v paměti, nastavení přizpůsobení a předvolby souhlasu s činnostmi.
• Technické údaje: soubory cookie, předvolby v místním úložišti, IP adresu, údaje o zařízení a prohlížeči, logy, údaje o omezení požadavků, chybách, bezpečnostních událostech a analytických událostech.

3. K čemu údaje používáme

• K poskytování a vylepšování služby včetně plánování hodin, generování podkladů, opravy testů, aktivit, materiálů, portálů žáků a Flowee s pomocí AI.
• K ukládání, zobrazování, sdílení, úpravám, stahování a mazání obsahu podle nastavení účtu a zvolených funkcí.
• Ke zpracování plateb, předplatného, faktur, limitů plánů, vratek a žádostí o smazání účtu.
• K zasílání provozních e-mailů, například ověřovacích kódů, zpráv pro obnovení hesla, fakturačních oznámení, odkazů do portálu žáka a připomínek smazání.
• K ochraně služby, odpovědím na podněty a žádosti o podporu, prevenci zneužití, řešení problémů, měření využití a udržování spolehlivosti.
• K plnění právních, účetních, daňových a bezpečnostních povinností a k řešení sporů.

Funkce AI posílají našemu poskytovateli AI příslušné texty, soubory, obrázky, nastavení, kontext žáků a pokyny, aby mohl vytvořit požadovaný výstup. Poskytovatel AI tyto údaje zpracovává podle podmínek placeného API a nepoužívá je k trénování svých modelů. Učitelé odpovídají za kontrolu výstupů AI před použitím se žáky nebo při oficiálním hodnocení.

4. Právní základy

• Plnění smlouvy: vytváření účtů, poskytování funkcí, ukládání obsahu, uplatňování limitů a správa předplatného.
• Souhlas: volitelné analytické nebo marketingové cookies tam, kde je souhlas požadován.
• Oprávněný zájem: bezpečnost, prevence zneužití a podvodů, diagnostika služby, běžný provoz a příležitostná přímá komunikace s držiteli účtů o jejich účtu nebo používání služby, například osobní zpráva zakladatele po registraci.
• Právní povinnost: záznamy, které musíme uchovávat, například daňové, účetní, fakturační a související s dodržováním předpisů.

Pokud do TeachersFlow zadáváte údaje žáků nebo jiných třetích osob, odpovídáte za potřebné informování, oprávnění a právní základ.

5. Cookies a analytika

Nezbytné cookies a místní úložiště používáme k provozu služby, zapamatování předvoleb a udržení přihlášení. Google Analytics / Google Tag a PostHog hostovaný v EU nám pomáhají porozumět používání služby. Reklamu neprovozujeme.

PostHog umožňuje přehrávání relací, abychom viděli, jak se služba používá a kde ji lze zlepšit. Veřejné texty webu zůstávají čitelné a všechny hodnoty formulářů jsou skryté. V záznamech aplikace zůstávají čitelné ověřené popisky rozhraní, nadpisy, stavy a známá chybová hlášení. Obsah učitelů a studentů, vytvořené výstupy, jména, známky a hodnoty vložené do vět rozhraní jsou maskované; obrázky a další média jsou blokované. Maskování probíhá v prohlížeči před odesláním záznamů.

Analytika, očištěná chybová diagnostika a záznamy relací se spouštějí pouze po přijetí analytických cookies. Souhlas můžete odvolat v Nastavení cookies v patičce webu nebo v aplikaci v části Nastavení účtu → Ochrana údajů. Sledování lze omezit také nastavením prohlížeče a blokováním obsahu.

Diktování posílá vámi nahraný zvuk poskytovateli převodu řeči na text (Deepgram), který jej přepíše. Zvuk slouží jen k vytvoření přepisu a po přepisu se neukládá. Vytváření hlasu posílá stejnému poskytovateli zadaný text; výsledný zvukový klip se ukládá s materiálem, do kterého jej přidáte.

6. Sdílení a další zpracovatelé

Osobní údaje neprodáváme. Sdílíme je s poskytovateli potřebnými k provozu TeachersFlow:

• Google Cloud a Google Cloud Storage: hosting, infrastruktura, ukládání souborů a zabezpečení.
• Google Gemini / Google AI: zpracování textů, obrázků a vektorových reprezentací pro funkce AI.
• Google: přihlášení, přístup ke Google Docs a Disku, Google Analytics, Google Tag a související služby doručované prohlížečem.
• MongoDB Atlas: hostování databáze, ukládání a vektorové vyhledávání.
• Stripe: platby, předplatné, faktury, fakturační portál a prevence podvodů.
• Mailgun: doručování provozních e-mailů.
• PostHog (hostovaný v EU): produktová analytika a maskované přehrávání relací.
• Deepgram: převod diktovaného zvuku na text a psaného textu na hlas.
• Poskytovatelé doručování obsahu: načítání knihoven v prohlížeči, například MathJax, pokud se používají.

Údaje můžeme zpřístupnit také, pokud to vyžaduje zákon, pro ochranu uživatelů nebo služby, prosazení našich podmínek nebo v souvislosti s fúzí, akvizicí, financováním či prodejem obchodního majetku.

7. Mezinárodní předávání

Někteří poskytovatelé mohou údaje zpracovávat mimo Evropský hospodářský prostor, včetně Spojených států. Je-li to vyžadováno, spoléháme na odpovídající záruky, například rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky a podmínky ochrany údajů poskytovatelů.

8. Údaje žáků a jejich portály

TeachersFlow je určen učitelům a vzdělávacím organizacím. Žáci do služby běžně vstupují jen pomocí odkazů na aktivity nebo portály vytvořených učitelem. Platný odkaz či token do portálu může umožnit komukoli, kdo jej má, zobrazit portál příslušného žáka až do vypršení nebo zneplatnění. Učitelé proto musí odkazy sdílet jen s oprávněnými žáky, rodiči či zákonnými zástupci.

Údaje žáků vědomě nepoužíváme k behaviorální reklamě. Učitelé a organizace rozhodují, které údaje o žácích se zadávají, sdílejí, upravují, uchovávají či mažou.

Mnoho žáků je nezletilých. Neregistrují se sami: přidává je učitel nebo organizace. Údaje žáků nepoužíváme k reklamě ani k trénování modelů AI. Učitelé a organizace musí mít před zadáním údajů platný právní základ a splnit případnou informační povinnost vůči rodičům či získat potřebný souhlas.

Pro školy ve Spojených státech vystupuje TeachersFlow jako „školní úředník“ s oprávněným vzdělávacím zájmem podle FERPA a podporuje COPPA tím, že u žáků mladších 13 let spoléhá na souhlas školy nebo učitele. Údaje žáků neprodáváme, nepoužíváme je k cílené reklamě ani k trénování modelů AI. Tyto podmínky popisuje smlouva o zpracování osobních údajů.

9. Uchovávání a mazání

Údaje o účtu a obsah uživatelů zpravidla uchováváme po dobu aktivního účtu nebo podle potřeby k poskytování služby. Některé záznamy uchováváme déle, pokud to právní předpisy vyžadují nebo dovolují, například fakturační a daňové záznamy přibližně 10 let podle českého práva a zálohy po omezenou dobu před přepsáním.

Smazání účtu se plánuje v aplikaci. Současný postup zahrnuje třicetidenní lhůtu na rozmyšlenou a připomínku přibližně sedm dní před smazáním. Během lhůty lze smazání zrušit. Po dokončení odstraníme nebo anonymizujeme obsah účtu v primárních systémech, kde je to přiměřeně možné, s výjimkou údajů, které musíme uchovat, údajů v časově omezených zálohách, bezpečnostních logů, fakturačních a podpůrných záznamů a záznamů potřebných z právních, daňových, účetních či bezpečnostních důvodů, pro prevenci podvodů nebo řešení sporů.

10. Vaše práva

Podle místa, kde žijete, můžete mít právo na přístup k osobním údajům, jejich opravu nebo smazání, omezení zpracování, námitku proti zpracování nebo získání kopie. Pro uplatnění práv napište na info@teachersflow.com.

Jste-li v EU nebo EHP, můžete podat stížnost u místního dozorového úřadu. V České republice je jím Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), www.uoou.cz.

11. Zabezpečení

Používáme přiměřená technická a organizační opatření včetně HTTPS v produkčním provozu, hashování hesel, šifrovaných tokenů Google OAuth, řízení přístupu, omezení četnosti požadavků, zabezpečených cookies a bezpečnostních opatření poskytovatelů. U žádné internetové služby nelze zaručit úplnou bezpečnost, bezchybnost ani ochranu před každou ztrátou či výpadkem.

12. Změny

Tyto zásady můžeme průběžně aktualizovat. Aktualizované znění zveřejníme zde s novým datem poslední aktualizace.

13. Kontakt

Dotazy k ochraně osobních údajů můžete poslat na info@teachersflow.com.